در این مقاله برای شما توضیح می‌دهیم که نرم افزار اکسس چیست؟ و چه کاربرد هایی دارد؟
نرم افزار اکسس بهترین و راحتترین نرم‌افزار جهت ساماندهی و طبقه‌بندی اطلاعات بسیار حجیم و پیچیده است . و برای سازمان‌هایی که ناگزیر به ذخیره اطلاعات فروانی هستند کمک شایانی می‌کند. با آشنایی بیشتر و فراگیری مهارت استفاده از اکسس این سازمان‌ها به‌راحتی داده‌های خود را ذخیره و به هر نحوی که بخواهند از آنها استفاده می‌کنند.
این مطلب را نیز از دست ندهید: علامت تیک در اکسل را چگونه وارد کنیم؟
نرم افزار اکسس چیست و چه کاربردی دارد؟
اولین نسخه از این نرم‌افزار همراه با مایکروسافت ویندوز در سال 1992 به عرصه تکنولوژی معرفی شد و ورژن بعدی در سال 94 عرضه گشت. هر چه از زمان تولد این برنامه بیشتر می‌گذشت متخصصان سعی می‌کردند پیشرفت قابل ملاحظه‌ای در برنامه ایجاد کنند. بهبود برنامه در سال‌های آتی عملی گشت و در حال حاضر کاربران با استفاده از آخرین نسخه از اکسس به داده‌های خود سروسامان می‌دهند.
هر یک از ما ممکن است شرایطی را تجربه کرده باشیم که بخواهیم حجم زیادی از اطلاعات مهمی را درجایی مطمئن ذخیره کنیم. اگر کار با محیط ورد را بلد باشید ورد گزینه خوبی می‌تواند باشد اما اگر اطلاعات زیاد باشد و از طرف دیگر بخواهیم دسترسی سریعی به آن داشته باشیم اکسس بهترین انتخابی است که در دسترس ما قرار دارد. از مهم‌ترین مزایایی که اکسس دارد دست‌یابی سریع به داده‌ها، طبقه‌بندی، سازمان‌دهی و حتی ویرایش داده‌ها است.
البته ممکن است برخی اکسل را ترجیح دهند زیرا کاربرد نرم افزار اکسل برای آنها بیشتر بوده اما آیا تابه‌حال به این موضوع فکر کرده‌اید که چرا نرم افزار اکسس نه؟ یا اصلاً اکسس چیست؟ اکسل نرم‌افزار پرکاربرد و بسیار مفیدی است اما در مقایسه با اکسس شاید خیلی کارایی نداشته باشد.
همان‌طور که پیش از این گفتیم در مواردی که حجم داده‌ها زیاد است. وگرنه برای داده‌های کم، اکسل کفایت می‌کند. شاید لازم باشد که در اینجا برخی از تفاوت‌های این دو برنامه آفیس را ذکر کنیم. در درجه اول اگر تعداد داده‌های شما زیاد است و ممکن است به عدد هزار یا بالاتر برسد قطعاً اکسس محیط بهتری برای ذخیره آن‌هاست نسبت به اکسل.
درصد خطا در اکسس به مراتب خیلی کمتر از اکسل است. قطعاً هنگامی‌که با حجم زیادی از داده‌ها مواجه می‌شوید ممکن است درصد خطا هم افزایش یابد. برای مثال داده‌های تکراری، داده‌های ناقص و … دسته‌بندی اطلاعات را با مشکل مواجه می‌کند ولی اکسس تا جایی که امکان‌پذیر است این نواقص را برطرف می‌کند.
از طرف دیگر ممکن است در ورود اولیه داده‌ها برخی مسائل و فاکتورها فراموش شود و در انتهای کار متوجه شوید که فیلدها یا رکوردهایی را از قلم انداخته‌اید. جای نگرانی ندارد. اکسس به شما این فرصت را می‌دهد که به‌محض یادآوری نکات ازقلم‌افتاده جدول یا فیلد جدیدی را اضافه کنید.
اجزای نرم افزار access
پس از خرید مایکروسافت آفیس و نصب برنامه اکسس می‌توانید به راحتی دیتا بیس خود را پایه‌گذاری کرده و سپس از این داده‌ها به هر شیوه‌ای که می‌خواهید، استفاده کنید. در این مقاله شما را با پنج قسمت مهم اکسس آفیس آشنا می‌کنیم:
Tables
در مایکروسافت اکسس جداولی قرار دارند که سبب می‌شود اطلاعات خود را در سطرها و ستون‌های گوناگون با هر تعدادی که می‌خواهید ذخیره کنید.
Queries
کوئری یک سؤال است و هر نوع پرس‌وجویی که داشته باشید را سبب می‌شود اطلاعات و رکوردهایی را که در ارتباط با موضوع پرسش هستند را بیابد.
Forms
با ورود و نمایش داده‌ها از فرم استفاده می‌کنید. این فرم‌ها پنجره‌هایی است که برای اطلاع‌رسانی به کاربران و یا دریافت اطلاعات از آنها کمک می‌کند.
Reports
اکسس یکی از ابزارهای بسیار مهم آفیس جهت گزارش است. به‌راحتی می‌توانید گزارش اطلاعات و داده‌های خود را به‌صورت نمودار و هر شکل دیگری که می‌خواهید دریافت نمایید.
کاربرد اکسس
اکسس می تواند تمامی نیازهای شما به یک نرم افزار ایجاد پایگاه داده را رفع کند. به همین دلیل است که این نرم افزار نام بزرگی در این حوزه برای خود دست و پا کرده است. برای یادگیری کار کرد این نرم افزار به طور حرفه ای باید پشت کار کافی داشته باشید و می توانید از دورهای ICDL برای بالا بردن سرعت آن استفاده کنید.
بهترین کاربرد نرم افزار access برای سازمان‌ها و مؤسساتی است که در زمینه فروش فعالیت کرده و علاوه بر مشخصات کالا، تعداد فروش، قیمت‌ها و … اطلاعات تمام مشتریان خود را ثبت و ضبط می‌کنند.
در چنین شرایطی و با کاربرد برنامه اکسس نه تنها اطلاعات دسته‌بندی می‌شوند بلکه بین هر یک از آنها می‌توان رابطه‌ای برقرار کرده و درنهایت گزارش‌های دقیق و مفصلی از آنها به دست آورده، چاپ یا منتشر کرد. با فراگیری برنامه اکسس و تسلط بر آن دسته‌بندی اطلاعات برایتان به آسانی خوردن یک لیوان آب بدل خواهد شد.
