شاید برایتان سوال باشد که کاربرد اکسس در حسابداری چیست؟ همانطور که می دانید مایکروسافت اکسل به طور گسترده توسط مدیران مالی و حسابداران استفاده می شود.
در همین حال، مایکروسافت اکسس، یکی دیگر از نرم افزارهای خانواده آفیس، دارای ویژگی هایی است که می توان از آنها بسیار کارآمدتر استفاده کرد.
مایکروسافت اکسس به عنوان یک برنامه پایگاه داده می تواند کاربردهای زیادی در دنیای تجارت داشته باشد. مدیران می توانند از Access برای ایجاد یک پایگاه داده کارکنان استفاده کنند. بنابراین اطلاعات حقوق و دستمزد، بودجه و سایر اطلاعات آماری را نیز شامل می شوند.
علاوه بر استفاده از اکسل، حسابداران حرفه ای اغلب از پایگاه داده های Access برای ردیابی فاکتورها، بررسی حساب ها و ارزیابی وضعیت مالی شرکت استفاده می کنند. هنگامی که داده‌های اولیه در جدول دسترسی وارد می‌شوند، حسابداران می‌توانند پرسشنامه‌ها و فرم‌های سفارشی‌سازی شده را ایجاد کنند تا یافتن اطلاعات مورد نیاز را بسیار آسانتر کنند.
همچنین امکان تهیه انواع گزارش ها و ذخیره آنها وجود دارد و پس از آن می توانید با فراخوانی گزارش تنها در کسری از ثانیه به نتایج دلخواه برسید.
کاربرد اکسس در حسابداری
کاربرد اکسس در حسابداری بسیار بالا می باشد. به همین دلیل این نرم افزار نام بزرگی در این زمینه دارد. شما باید تجربه کافی برای کار با این نرم افزار را به صورت حرفه ای داشته باشید و بتوانید از دور ICDL برای افزایش سرعت خود استفاده کنید.
بهترین استفاده از نرم افزار درآمد برای سازمان ها و شرکت هایی است که در زمینه فروش فعالیت می کنند و علاوه بر اطلاعات محصول، تعداد فروش، قیمت ها و … اطلاعات تمامی مشتریان خود را ثبت می کنند.
در چنین شرایطی و با استفاده از برنامه اکسس، نه تنها اطلاعات طبقه بندی می شود. بلکه می توان بین هر یک از آنها ارتباط برقرار کرد و در نهایت گزارش های دقیق و مفصلی به دست آورد. با یادگیری برنامه اکسس و تسلط بر آن، دسته بندی اطلاعات برای شما آسان می شود.
نحوه استفاده از Access در حسابداری
Microsoft Access را باز کنید و به بخش Tables بروید. برای ایجاد جدول جدید کلیک کنید. یک گرید باز می شود که در آن می توانید نام و توضیحاتی را برای هر فیلد وارد کنید.
روی منوی کشویی Data Type در کنار هر فیلد داده ها کلیک کنید. به این ترتیب می توانید فرمت هر فیلد را به صورت واحد پول، عدد یا متن مشخص کنید. همچنین می توان از فیلدهای تاریخ و زمان استفاده کرد.
لیست فیلدهای پایگاه داده را بررسی کنید و هر فیلد دیگری را که فکر می کنید لازم است اضافه کنید.
ایجاد فیلدهایی که در ابتدا به آن نیاز دارید آسانتر از این است که بعداً به عقب برگردید و فیلدهای جدیدی را به پایگاه داده با صدها یا هزاران رکورد اضافه کنید. بنابراین مطمئن شوید که همه فیلدها را از ابتدا ایجاد کرده اید.
سپس روی دکمه Save کلیک کنید، نام جدول را وارد کرده و OK کنید.
به قسمت Forms در پنجره Access رفته و گزینه Form Wizard Options را انتخاب کنید.
از Form Wizard برای ایجاد یک فرم ورود داده ساده بر اساس فیلدهای جدول استفاده کنید. سپس می توانید از فرم ورود داده ها برای اضافه کردن اطلاعات به جدول استفاده کنید.
هنگامی که اطلاعات را در فرم ورود اطلاعات وارد می کنید، اطلاعات به طور خودکار به جدول همراه منتقل می شود.
وارد بخش Queries شوید و شروع به ایجاد پرس و جو کنید. از Query Wizard برای ایجاد اولین پرس و جو و ذخیره آن استفاده کنید، سپس با کلیک راست و انتخاب “Design View” تغییرات مورد نظر خود را اعمال کنید.
به عنوان مثال، می توانید یک درخواست تاریخ سررسید ایجاد کنید و اطلاعات زیر را وارد کنید:
تاریخ شروع و تاریخ پایان
این نوع درخواست ها برای بررسی سابقه پرداخت و حساب های دریافتنی بسیار مفید هستند.
